1、明确标准品采购频率
由于标准物质都有有效期限，一般同一标准物质的有效期限都是固定的，只要保存得当，在有效期内使用，对检测数据没有任何影响，而检测工作量是可预计的，标准物质的使用量也可预测，因此标准物质的采购可使用固定频率法。对同一标准物质根据其有效期，确定采购频率。设某标准物质的有效期是Ｔ个月，考虑到从开始采购、谈价、发货、运输需要花费一定的时间，为避免原有标准物质过期，而新标准物质还未购回的情况发生，必须提前采购。
情况一：供货稳定的标准物质。
有的标准物质生产商资质较高，且采购方便且物流时间较短（如：国家标准物质中心生产的标准物质），货源比较稳定。假设本次购买的标准物质定值时间为ｔ＝０，物流时间为ｔ＝Ｔｗ，标准物质有效期为Ｔ。则下次采购时间应为ｔ＝Ｔ－Ｔｗ。
情况二：供货不稳定的标准物质。
有的标准物质生产商状况不稳定，需经常更换标准物质供货商，或者物流时间具有不确定性（如：由某私立生物制剂公司生产的标准物质、从欧洲进口的标准物质等），供货不稳定，应考虑提前进货器。假设本次购买的标准物质定值时间为ｔ＝０，物流时间为ｔ＝Ｔｗ，提前进货器为ｔ＝Ｔｊ标准物质有效期为Ｔ。则下次采购时间应为：ｔ＝Ｔ－Ｔｗ－Ｔｊ。
2、确定采购数量
大多客户检测需求按年度来进行编制，检测量与上年同期具有可比性，检测机构一般检测工作量成稳定增加趋势，因此采购数量可根据上一年同期的标准物质使用量来进行预测。
情况一：一次性使用的标准物质
一次性使用的标准物质，即使用时开封后需立即使用，数小时甚至半小时后就因特性值就发生变化而作废，该类标准物质的采购数量应等于使用该类物质进行检测的工作量。根据该标准物质的有效证书，标准物质的有效期为Ｔ。咨询标准物质供货商本次购买的标准物质定值日期为ｔ＝０，估计定值日期至到货日期间时段为Ｔｄ（其中包含定值日期到询价日期Ｔ１，物流时间Ｔｗ），则应查询上一年度工作量统计表，统计从到货日期到（Ｔ Ｔｄ） 期间的使用该类标准物质的检测工作量Ｐ０，根据单位年度经济增长计划目标ｙ，计算出本次采购数量为Ｐ＝Ｐ０×ｙ。
情况二：能多次使用的标准物质
能多次使用的标准物质虽然也是消耗型的，但是开封后只要保存得当，还能使用多次。根据该标准物质的有效证书，标准物质的有效期为 Ｔ。咨询标准物质供货商本次购买的标准物质定值日期为ｔ＝０，估计定值日期至到货日期间时段为Ｔｄ （其中包含定值日期到询价日期Ｔ１，物流时间Ｔｗ），则应查询上一年度工作量统计表，统计从到货日期到（Ｔ－Ｔｄ）期间的使用该类标准物质的检测工作量Ｐ０，假设单位年度经济增长计划目标ｙ，统计以往该类标准物质一套能进行ｎ次检测，计算出本次采购数量为Ｐ＝Ｐ０×ｙ÷ｎ。
3、制定特殊情况下的采购计划预案
检测机构一般正常运行情况下，检测工作量较为稳定，标准物质使用量都处于可预计范围内。但有时会有特殊情况发生，如毒奶粉事件发生后，质监局下属的质量检测机构需要立即对本区域内所有奶粉和液体奶进行全面检测，工作量急增，相关的标准物质使用量也急剧增加。
世界贸易组织在《政府采购协议》中，将紧急采购规定为：因发生采购实体未预见的极其紧急情况下的采购，采购的货物和服务事件要求高。此时应将社会效益放在经济效益前面，立即实施标准物质紧急采购计划。
紧急采购计划中，采购供货商选择标准应进行调整，为保证标准物质供应的及时性，首先考虑本地的且有现货的资质合格的供货商，如达不到要求，再考虑物流较方便的外地的有现货的资质合格的供货商，都达不到要求的情况下，才考虑物流较慢或没有现货的供货商。
此时应估计紧急使用的标准物质的需求量，并为了保证紧急需求，适当增大采购量。
情况一：若有本地的合格供货商，能提供足够数量的标准物质现货，可采取零库存方法，与该供货商签订合同，约定需要使用时随时要求供货商送货。
情况二：若本地供货商，存货数量不够，可先使用其库存余量Ｐ１，同时与其签订合同，预订需要的数量，并应考虑留有余量。假设预计需求量为Ｐ２，留有余量为Ｐ３，
则应再预订Ｐ２＋Ｐ３－Ｐ１。
情况三：若本地无法采购该标准物质，必须通过物流运送或需要等待制造时间，需要启动紧急预案。可在本地其他检测机构借用标准物质，到货后再归还。此时应估计标准物质需求量，并考虑留有余量预订，尽快采购到位。
